固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是保障各項工作川頁利開展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。近些年出現(xiàn)的固定資產(chǎn)管理軟件，雖然在很大程度上解決了手工記賬方式的問題，但多數(shù)系統(tǒng)采用手工方式錄入數(shù)據(jù)，不僅速度慢、易產(chǎn)生錯誤，而且存在資產(chǎn)管理中資產(chǎn)實物與賬務(wù)信息脫節(jié)的嚴(yán)重問題，難以滿足管理的需要，與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理方式不相適應(yīng)。
科學(xué)地管理好固定資產(chǎn)是一項基礎(chǔ)性的工作，良好的資產(chǎn)管理可以減少浪費，提高資產(chǎn)的利用率，直接降低運行成本。結(jié)合條碼技術(shù)可以使得固定資產(chǎn)的管理變得輕松和簡早。在固定資產(chǎn)管理中，條碼的作用主要是實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)采集。具有速度快、正確率高、易于制作、成本低的特點，極大地簡化了作業(yè)，提高了工作效率。條碼技術(shù)的引入有效地解決了信息流和貧產(chǎn)實物流的對應(yīng)等固定資產(chǎn)管理的難題，使企業(yè)更輕松、更有效地管理固定資產(chǎn)。在本文中，我們將向大家詳細(xì)介紹條碼技術(shù)在行政事業(yè)等單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用。
一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用
固定資產(chǎn)是維系正常營運的必要的物質(zhì)條件。固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)是否合理，使用是否有效，核算是否正確，直接關(guān)系到資產(chǎn)實物管理和財務(wù)核算。因此，加強對固定資產(chǎn)的核算和管理，管好、用好固定資產(chǎn)，其目的是保護(hù)固定資產(chǎn)的安全、完整和提高固定資產(chǎn)的使用效率，充分發(fā)揮其效能，節(jié)約資金，對確保行政事業(yè)的健康發(fā)展和提高效益，具有十分重要的意義。
XX區(qū)人民政府是新近由二個區(qū)組建而成，地域擴(kuò)展，資產(chǎn)迅速增長。為防治國有資產(chǎn)流失，達(dá)到優(yōu)化配置，提高使用效益，節(jié)約國家財政開支等目的，決定在全區(qū)進(jìn)一步規(guī)范行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理，實現(xiàn)區(qū)級行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理。制定了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理暫行辦法，成立了固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，下達(dá)了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理實施辦法、范圍、時間安排。
針對我公司提供的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，結(jié)合區(qū)人民政府固定資產(chǎn)管理辦法，對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作了一定的客戶化修正。
1．為確保資產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)和建擋卡片上增加“資產(chǎn)歸屬”字段。該字段有2種狀態(tài)：0和1，表示“XX區(qū)”和“YY區(qū)”。 系統(tǒng)的錄入中可以進(jìn)行選擇，卡片顯示方式為：—個多選框，文字為：XX區(qū)資產(chǎn)。該項選中時表示該資產(chǎn)是XX區(qū)的，未選中時為YY區(qū)的。
2．查詢、報表、盤點界面中增加一個下拉列表。內(nèi)容為：全區(qū)(XX區(qū)、YY區(qū))并可以按所選的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計。其中選擇“全區(qū)”時，相當(dāng)于選擇所有資產(chǎn)。
3．固定資產(chǎn)卡片設(shè)置成兩類，分房產(chǎn)類和非房產(chǎn)類(陽·卡)。
4．根據(jù)行政事業(yè)單位細(xì)則，修改“購置方式”和以購置方式統(tǒng)計的相關(guān)報表。購置方式：預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外、自籌、調(diào)撥、捐贈、盤盈、其它。
5．修改“固定資產(chǎn)月統(tǒng)計表報二”和“固定資產(chǎn)分類統(tǒng)計年報表”。格式見“固定資產(chǎn)分類統(tǒng)計年報表．x：s”。其中購入合計二預(yù)算內(nèi)+預(yù)算外+自籌。
6．修改“退出方式”和以退出方式統(tǒng)計的相關(guān)報表。退出方式：報廢、轉(zhuǎn)讓、盤虧、失效、捐贈、調(diào)出。
7．加入“面積”字段，格式見“固定資產(chǎn)盤虧明細(xì)表．x，s”，增加打印預(yù)覽，尤其是在“綜合查詢”中。
8．增設(shè)二級操作員權(quán)限管理
總部分二個級別的操作員，一個可以看到和操作下級單位的資產(chǎn)，另—個只能看到和操作本單位的資產(chǎn)。為確保全區(qū)固定資產(chǎn)系統(tǒng)所錄入的數(shù)據(jù)和財務(wù)部登錄保留的相關(guān)數(shù)據(jù)是一致的，區(qū)固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組對固定資產(chǎn)原值或評估值及其在此基礎(chǔ)上計算得出的固定資產(chǎn)折舊，資產(chǎn)的數(shù)量，錄入的數(shù)據(jù)和時間，固定資產(chǎn)報廢等事項和所屬單位財務(wù)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通和統(tǒng)一。
行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理實施辦法相關(guān)制度及規(guī)章已制定：資產(chǎn)的錄入及條碼粘貼工作，負(fù)責(zé)人明確；資產(chǎn)的報廢，轉(zhuǎn)移，借用手續(xù)的制定及完善；原有同類資產(chǎn)建檔的規(guī)定及相應(yīng)措施。區(qū)所屬單位資產(chǎn)管理部門提在供資產(chǎn)分類、資產(chǎn)所屬部門、資產(chǎn)保管人等。
我公司項目組和XX區(qū)固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組精心組織，分2—3批對區(qū)所屬單位資產(chǎn)保管員及相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)(系統(tǒng)的架構(gòu)和操作)再進(jìn)入實施階段。
二、系統(tǒng)實施
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)一操作流程(見圖1)
1、資產(chǎn)信息錄入
A．固定資產(chǎn)的分類及增加
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，所有的固定資產(chǎn)是完全按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分和歸類的。用戶也可根據(jù)實際情況重新定義。對于一些特定的固定資產(chǎn)如：HUB的劃分，有可能
是通訊設(shè)備使用的，也有可能是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中使用的，所以我們要在系統(tǒng)錄入時作統(tǒng)一的歸類。同時隨著時間的推移還有可能會出現(xiàn)一些新的固定資產(chǎn)設(shè)備，對于這類固定資產(chǎn)的錄入就需要進(jìn)行固定資產(chǎn)類別的創(chuàng)建。在軟件使用初期，建議在資產(chǎn)錄入之前，使用查詢功能，查詢此資產(chǎn)的分類情況，要與以前的分類一致。
資產(chǎn)錄入首先考慮名稱，從名稱上考慮用途，有特殊名稱或用途的資產(chǎn)要在“備注”戊“睨明”中指明，每條資產(chǎn)錄入時要落實到具體的品牌、型號和類型，比如“惠普6L激光打印機(jī)”，此名稱將反映在標(biāo)簽上，要一目了然，刁；能只寫“惠普”，避免同類產(chǎn)品過多時產(chǎn)生分歧，無法區(qū)分型號而影響效率。
B．行政機(jī)構(gòu)所屬部門和企事業(yè)有所不同，可在部門設(shè)置中增加和減少。
C．固定資產(chǎn)保管人明確。固定資產(chǎn)保管人要落實到位，每個部門可指定—人，負(fù)責(zé)保管本部門的所有資產(chǎn)，互相借用時要此人經(jīng)手，落實到書面上。
D．使用期限與折舊月份
使用期限與折舊月份可以不同，以財務(wù)部門規(guī)定為準(zhǔn)。行政機(jī)構(gòu)的折舊方式不同于企事業(yè)，折舊率可根據(jù)具體的規(guī)定填入。
E．字符輸入狀態(tài)
2．資產(chǎn)錄入時要注意字符輸入狀態(tài)，有些地方只能輸入數(shù)字。
3．經(jīng)審核后按部門產(chǎn)生資產(chǎn)條碼及資產(chǎn)明細(xì)表
4．資產(chǎn)條碼標(biāo)簽粘貼(帶上條碼標(biāo)簽及相關(guān)明細(xì)表)
5．盤點流程和注意事項
A．在資產(chǎn)盤點之前需要把該部門資產(chǎn)信息下載到條碼閱讀器中，然后帶上固定資產(chǎn)盤點表，也可以把該部門的所有資產(chǎn)報表打印山來，以便現(xiàn)場查詢?，F(xiàn)場盤點時盤盈的資產(chǎn)閱讀器會提示，馬上與保管人聯(lián)系，詢問原因，紀(jì)錄在固定資產(chǎn)盤點表。全部盤完成后，利用閱讀器的查詢功能，查詢“異常”和“未盤點”信息，如有此情況馬上與保管人聯(lián)系，在另外一張固定資產(chǎn)盤點表—上記錄所有資產(chǎn)的盤虧的信息，回來統(tǒng)一錄入，按照記錄內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整，在“添加”、“刪除”、“轉(zhuǎn)移” 中對需要調(diào)整的資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)整。
B．針對性的設(shè)計第一次和第二次固定資產(chǎn)的盤點表格。在固定資產(chǎn)的盤點過程中第一次進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點時，我們會了解到固定具體名稱、所在的部門、現(xiàn)在使用的狀況等等。而對于第二次固定資產(chǎn)盤點時，會有我們在第一次固定資產(chǎn)盤點過程中不能準(zhǔn)確反應(yīng)固定資產(chǎn)所在的部門需要我們做相應(yīng)的資產(chǎn)凋整，這個時候我們需要根據(jù)實際的情況進(jìn)行固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。
C． 規(guī)范系統(tǒng)實施過程中相關(guān)文檔。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實施中，有很多固定資產(chǎn)盤盈盤虧的數(shù)據(jù)，對于這些固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)，我們現(xiàn)場的系統(tǒng)實施工程師，往往認(rèn)為固定資產(chǎn)盤盈盤虧的數(shù)據(jù)，不是特別多，已經(jīng)做了相關(guān)的數(shù)據(jù)記載，而沒有對記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一，保存、整理，結(jié)果導(dǎo)致在最終我們進(jìn)行固定資產(chǎn)匯總時，數(shù)據(jù)無法對平。
D．制定固定資產(chǎn)盤點表
在進(jìn)行固定資產(chǎn)條碼的初次粘貼和盤點過程中可能會有一些固定資產(chǎn)無法在第—次完全實現(xiàn)一一對應(yīng)，對于多出來固定資產(chǎn)實物，我們要進(jìn)行現(xiàn)場的登記，以便下一步進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。
E．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計匯總
盤點過后上傳數(shù)據(jù)時一定要先清空系統(tǒng)中的盤點表，以免以前的盤點數(shù)據(jù)和此次數(shù)據(jù)混淆。
F．異常情況處理(根據(jù)規(guī)定)
G．系統(tǒng)中資產(chǎn)修正
H．匯總統(tǒng)計
I．針對性處理
J．生成最終報表 (要求的報表格式與目前資產(chǎn)管理軟件有部分不同，要稍作修改)生成最新月報后，要對所有資產(chǎn)進(jìn)行鎖定操作。因為如果生成報表后，需對資產(chǎn)進(jìn)行鎖定操作。這些資產(chǎn)一經(jīng)鎖定后，如對其及進(jìn)行修改，系統(tǒng)將提醒用戶重新生成月報表，以減少報表數(shù)據(jù)失真。
K．資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫保存
在“assets”中，有“assets．db”的數(shù)據(jù)庫文件，所建固定資產(chǎn)資料都存儲在里面，可以拷出來在其他機(jī)器上使用和備份。
